Einführung der E-Rechnung für Vereine

Derzeit wird in den Medien intensiv über das Thema E-Rechnung berichtet. Doch was bedeutet das für unsere Vereine?

Das Schlagwort "E-Rechnung" sorgt bereits bei vielen Kassierern und Geschäftsstellen für Fragen. Insbesondere ab 2025 stehen Vereine vor der Herausforderung, sich mit den Regelungen und Anforderungen auseinanderzusetzen. Während Informationen oft den Handel und Gewerbetreibende betreffen, gibt es für Vereine und andere steuerbegünstigte Organisationen kaum klare Erläuterungen.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

1. Pflicht zur E-Rechnung auch für Vereine:
   Ab 2025 müssen Vereine bei bestimmten Vorgängen E-Rechnungen berücksichtigen. Auch kleine Vereine können als "Unternehmer" gelten, etwa wenn sie Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. durch Eintrittsgelder oder Verkäufe im Zweckbetrieb) erzielen.

2. Betroffene Bereiche:
   Die Regelung betrifft primär Rechnungen aus dem steuerpflichtigen Bereich, wie den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, den Zweckbetrieb und ggf. die Vermögensverwaltung. Der ideelle Bereich ist davon ausgenommen, auch wenn dort Rechnungen erfasst werden.

3. Hintergrund:
   Grundlage ist die gesetzliche Einführung der E-Rechnung für unternehmerische Leistungen, also für Geschäfte zwischen zwei inländischen Unternehmen. Dies schließt auch Vereine ein, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen (B2B) verkaufen. Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von dieser Verpflichtung nicht ausgenommen.

4. Technische Voraussetzungen:
   Vereine müssen ab 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Meist sind die Rechnungen als PDF-Datei beigefügt, die über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufgerufen werden kann.

5. Erleichterungen:
   Rechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der erweiterten Rechnungspflicht ausgenommen.

Was müssen Vereine jetzt tun?

• Vorbereitung:
  Vereine sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dazu gehören:
  - Einrichtung eines DMS-Systems oder einer Buchhaltungssoftware, die XML-Daten verarbeitet.
  - Nutzung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.
  
  
• Praxisbeispiele:
  Typische Fälle sind große Rechnungen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, wie der Einkauf von Getränken oder Lebensmitteln für Veranstaltungen oder Handwerkerleistungen für Vereinsimmobilien. Diese müssen künftig als E-Rechnung abgewickelt werden.
  
  
• Zusammenarbeit mit Steuerbüros:
  Wer die Buchhaltung über ein Steuerbüro abwickelt, kann dort eine entsprechende Einrichtung vereinbaren.
  
  
• Softwarelösungen:
  Viele Vereine nutzen bereits Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt (Lexware). Ist dies nicht der Fall, sollte eine zuverlässige Zusatzsoftware beschafft werden. Kosten und Vertragsbedingungen sollten vorab geprüft werden.
  
  
• Beispielsoftware: Mit vielseitigen Verwaltungsprogrammen wie bexio oder WISO MeinVerein erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen, sondern optimieren gleichzeitig Ihre gesamte Finanzverwaltung. NPOs (Non-Profit-Organizations) können bei der Stiftung "Haus des Stiftens, Stifter-helfen" solcherlei Software beziehen. (https://www.stifter-helfen.de/product-catalog?filter_software_category=669&utm_source=+CleverReach+GmbH+%26+Co.+KG&utm_medium=email&utm_campaign=Bexio+%26+Buhl+E-Rechnungen+2025&utm_content=Mailing_14937416)

Übergangsfristen und Ausblick

• Keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen:
  Seit dem 1. Januar 2025 müssen Vereine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wichtig ist, dass die XML-Datei den Anforderungen des § 14 UStG entspricht, da reine PDF-Rechnungen keine E-Rechnungen sind.
  
  
• Rechnungsstellung bis 2027:
  Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Dokumente ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Bei Umsätzen unter 800.000 Euro im Vorjahr kann auch ein anderes elektronisches Format genutzt werden.
  
  
• Ab 2028:
  Ab 2028 müssen Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung im XML-Format ausgestellt werden, außer an private Empfänger.

Rechtsgrundlage

Die Verpflichtung zur E-Rechnung basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, der Änderung von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG und weiteren Vorgaben, wie dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Vereine sollten die verbleibende Zeit nutzen, um die notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen zu treffen.

FAQ zu Public Viewing bei Fußball-Heim-EM 2024 –Lizenzen und Gebühren

Vorsicht – Aufgepasst! Der eine oder andere unter unseren Mitgliedsvereinen wird sich vielleicht die Frage nach einem Public Viewing für die Fußball-Europameisterschaft stellen. Hier kurz und knapp zusammengefasst das Wichtigste:

LIZENZ:

1. "KLEINE VERANSTALTUNG":

Für „kleine Veranstaltungen“ (im Sinne einer Definition der UEFA)

• mit bis zu 300 Teilnehmern,
• kein Sponsoring
• freier Eintritt

ist keine Lizenz erforderlich. Anbieter / Organisatoren dürfen Speisen und Getränke verkaufen, solange keine anderen kommerziellen Aktivitäten stattfinden (z. B. Sponsoring).

Beachten Sie bitte, dass für die Anbieter / Organisatoren derartiger Veranstaltungen einige Einschränkungen gelten, z. B.

1. Unzulässig: Verwendung offizieller Logos der Marken der UEFA sowie „UEFA EURO 2024“
2. Unzulässige Namensgebung: Bezeichnung der Veranstaltung als offizielle „UEFA EURO 2024-Veranstaltung“ ist untersagt
3. Unzulässig: Veränderung des TV-Signals. Nur beispielsweise: bereits durch einfaches Hinzufügen von zusätzlichen Logos oder Grafiken verwirklicht.

2. KOMMERZIELLE UND NICHT-KOMMERZIELLE ÜBERTRAGUNG:

Öffentliche Übertragungen:

• Beide Übertragungsvarianten sind lizenzpflichtig:

• kostenpflichtige Lizenz für kommerzielle Veranstaltungen 
• kostenfreie Lizenz für nicht kommerzielle Veranstaltungen

Antragsfrist:

Die UEFA hat für die Beantragung der Lizenzen ein Zeitfenster bis zum 10. Mai 2024 geöffnet. Danach endet die Antragsfrist!

Zeitlicher Ablauf:

• Mai 2024:Ende der Antragsfrist.
• Juni 2024:Eröffnungsspiel der UEFA EURO 2024.
• Juli 2024:Endspiel der UEFA EURO 2024.

Antragsportal bei der UEFA für Lizenz unter

https://uefa.fame.uefa.com/EBS/PM/PublicScreeningService/PublicForm/Presentation.aspx?key=MTUwMDEwMDUw

GEMA-, RUNDFUNK- UND SONSTIGE GEBÜHREN

Zusätzliche Gebühren der GEMA und ggf. der Deutschen Telekom sowie auch Rundfunkgebühr (ehemals bekannt als GEZ) können für die öffentliche Ausstrahlung von Fernsehprogrammen anfallen.

Die GEMA bietet einen Sondertarif für die Fußball-EM an. Vergünstigungen über die Rahmenvereinbarung zwischen DOSB und GEMA auch für Mitgliedsvereine des WLSB / SK TÜ denkbar.

GEMA-Formular: https://www.gema.de/documents/20121/1599214/tarif_fs_em_2024-pdf/d761a15a-df37-8768-ef48-36325e41218e?version=2.0&t=1711029675237

GENEHMIGUNG DER STADT/ GEMEINDE

Öffentliches Public Viewing ist auf alle Fälle beim zuständigen Ordnungsamt der Stadt-/Gemeindeverwaltung anzumelden bzw. genehmigen zu lassen. Rechtzeitig Kontakt mit örtlich zuständigem Ordnungsamt aufnehmen! Hintergrund: bundesweit geltende „Public-Viewing-Verordnung“, die mittels Ausnahmen von Lärmschutz Kommunen ermöglicht, Public-Viewing-Veranstaltungen während der EM 2024 der Männer im Juni und Juli dieses Jahres über 22 Uhr hinaus zuzulassen:

https://www.bmuv.de/pressemitteilung/public-viewing-waehrend-der-fussball-europameisterschaft-2024-auch-spaetabends-moeglich

Wichtiger Hinweis:

Vorstehende Informationen nur Teil der wichtigsten Rahmendaten als rascher Überblick. Falls Veranstaltung konkret in Planung, dann weitere detaillierte Informationen auf der Website der IHK Köln, die auch für Baden-Württemberg gelten:

https://www.ihk.de/koeln/hauptnavigation/recht-steuern/public-viewing-veranstalten-auflagen-der-fifa-5653662

Stand: 23. April 2024

Die Sportkreisjugend Tübingen ist die Jugendorganisation im Sportkreis Tübingen e.V., dem Dachverband der über 205 Tübinger Sportvereine mit mehr als 82.500 Mitgliedern.

Analog der Kinder- und Jugendhilfe sind unsere Zielgruppe die Vereinsmitglieder unter 27 Jahren.
Als Jugendverband des Landkreises Tübingen verstehen wir uns als Ansprechpartner und Dienstleister für die Bevölkerung, Vereine und Verbände zu Fragen bezüglich den Themenfeldern „Sport“ und „Jugend“ und den damit verbundenen Freizeit- und Bildungsaktivitäten.

Unser Arbeitsbereich erstreckt sich dabei über diverse Projekte und Veranstaltungen:

• Sportentwicklung & Bewegungsförderung
• Vereinsförderung
• Bildungsangebote
• Sportehrungen
• Sportkooperationen

Häufig gestellte Fragen:

Wann erhalten wir die erforderlichen (Eltern)-Informationen?

→ Rechtzeitig vor dem Zeltlager (ca. 2-3 Wochen im Voraus) erhalten die Teilnehmenden einen Elternbrief mit den wichtigen und ausführlichen Informationen. 

Wie kommt mein Kind zum Zeltlager?

→ Die Anreise erfolgt in Reisebussen. Die Haltestellen werden Ihnen in einem Elternbrief vorab mitgeteilt.

Wie sieht die Unterkunft vor Ort aus?

→ In wetterfesten Großzelten mit Holzboden. Darauf werden Schaumstoffmatratzen gelegt. Geben Sie deshalb Ihrem Kind bitte ein Spannbetttuch zum Überziehen der Matratze mit.

→ Die Matratze wird von der Sportkreisjugend zur Verfügung gestellt.

Was ist alles mitzubringen?

→ Schlafsack
→ Spannbetttuch
→ Bade- und Waschzeug
→ Sportbekleidung
→ Gutes Schuhwerk
→ Regenbekleidung
→ Schlafanzug
→ Genügend Unterwäsche
→ Kissen
→ Trinkflasche
→ Kleidung für kühle und warme Tage
→ Taschenlampe
→ Impfbuch und Krankenversicherungskarte

→ TT-Schläger, Spiele, Bücher, etc.
→ Keine Wertgegenstände oder Handys. Diese werden wir unter Verschluss nehmen.

→ Kennzeichnen Sie bitte das gesamte Gepäck ihres Kindes mit dem Namen.

Wie belaufen sich die Kosten?

Der Teilnehmendenbetrag beläuft sich derzeit auf 300 Euro. In diesem Beitrag sind die Reisekosten, Verpflegung, Freibadbesuche und weitere Freizeitangebote enthalten. Den Kindern steht täglich kostenlos Tee zur Verfügung. Weitere Getränke können käuflich zum Einkaufspreis erworben werden. Geben Sie deshalb Ihrem Kind ein Taschengeld in Höhe von ca. 60 Euro mit. Finanzschwache Familien können einen Zuschuss beantragen (die hierzu notwendigen Formalien können bei der Anmeldung gesondert heruntergeladen werden).