Einführung der E-Rechnung für Vereine

Derzeit wird in den Medien intensiv über das Thema E-Rechnung berichtet. Doch was bedeutet das für unsere Vereine?

Das Schlagwort "E-Rechnung" sorgt bereits bei vielen Kassierern und Geschäftsstellen für Fragen. Insbesondere ab 2025 stehen Vereine vor der Herausforderung, sich mit den Regelungen und Anforderungen auseinanderzusetzen. Während Informationen oft den Handel und Gewerbetreibende betreffen, gibt es für Vereine und andere steuerbegünstigte Organisationen kaum klare Erläuterungen.

Was gilt seit dem 1. Januar 2025?

1. Pflicht zur E-Rechnung auch für Vereine:
   Ab 2025 müssen Vereine bei bestimmten Vorgängen E-Rechnungen berücksichtigen. Auch kleine Vereine können als "Unternehmer" gelten, etwa wenn sie Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb (z. B. durch Eintrittsgelder oder Verkäufe im Zweckbetrieb) erzielen.

2. Betroffene Bereiche:
   Die Regelung betrifft primär Rechnungen aus dem steuerpflichtigen Bereich, wie den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, den Zweckbetrieb und ggf. die Vermögensverwaltung. Der ideelle Bereich ist davon ausgenommen, auch wenn dort Rechnungen erfasst werden.

3. Hintergrund:
   Grundlage ist die gesetzliche Einführung der E-Rechnung für unternehmerische Leistungen, also für Geschäfte zwischen zwei inländischen Unternehmen. Dies schließt auch Vereine ein, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen (B2B) verkaufen. Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind von dieser Verpflichtung nicht ausgenommen.

4. Technische Voraussetzungen:
   Vereine müssen ab 1. Januar 2025 technisch in der Lage sein, E-Rechnungen im XML-Format zu empfangen und zu verarbeiten. Meist sind die Rechnungen als PDF-Datei beigefügt, die über ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) aufgerufen werden kann.

5. Erleichterungen:
   Rechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der erweiterten Rechnungspflicht ausgenommen.

Was müssen Vereine jetzt tun?

• Vorbereitung:
  Vereine sollten sicherstellen, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Dazu gehören:
  - Einrichtung eines DMS-Systems oder einer Buchhaltungssoftware, die XML-Daten verarbeitet.
  - Nutzung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.
  
  
• Praxisbeispiele:
  Typische Fälle sind große Rechnungen aus dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, wie der Einkauf von Getränken oder Lebensmitteln für Veranstaltungen oder Handwerkerleistungen für Vereinsimmobilien. Diese müssen künftig als E-Rechnung abgewickelt werden.
  
  
• Zusammenarbeit mit Steuerbüros:
  Wer die Buchhaltung über ein Steuerbüro abwickelt, kann dort eine entsprechende Einrichtung vereinbaren.
  
  
• Softwarelösungen:
  Viele Vereine nutzen bereits Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen unterstützt (Lexware). Ist dies nicht der Fall, sollte eine zuverlässige Zusatzsoftware beschafft werden. Kosten und Vertragsbedingungen sollten vorab geprüft werden.
  
  
• Beispielsoftware: Mit vielseitigen Verwaltungsprogrammen wie bexio oder WISO MeinVerein erfüllen Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen, sondern optimieren gleichzeitig Ihre gesamte Finanzverwaltung. NPOs (Non-Profit-Organizations) können bei der Stiftung "Haus des Stiftens, Stifter-helfen" solcherlei Software beziehen. (https://www.stifter-helfen.de/product-catalog?filter_software_category=669&utm_source=+CleverReach+GmbH+%26+Co.+KG&utm_medium=email&utm_campaign=Bexio+%26+Buhl+E-Rechnungen+2025&utm_content=Mailing_14937416)

Übergangsfristen und Ausblick

• Keine Übergangsfrist für den Empfang von E-Rechnungen:
  Seit dem 1. Januar 2025 müssen Vereine E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Wichtig ist, dass die XML-Datei den Anforderungen des § 14 UStG entspricht, da reine PDF-Rechnungen keine E-Rechnungen sind.
  
  
• Rechnungsstellung bis 2027:
  Bis Ende 2027 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier- oder PDF-Dokumente ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Bei Umsätzen unter 800.000 Euro im Vorjahr kann auch ein anderes elektronisches Format genutzt werden.
  
  
• Ab 2028:
  Ab 2028 müssen Rechnungen verpflichtend als E-Rechnung im XML-Format ausgestellt werden, außer an private Empfänger.

Rechtsgrundlage

Die Verpflichtung zur E-Rechnung basiert auf dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, der Änderung von § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG und weiteren Vorgaben, wie dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024.

Vereine sollten die verbleibende Zeit nutzen, um die notwendigen technischen und organisatorischen Vorkehrungen zu treffen.

Pressemitteilung                                                                                                               

WSJ belohnt Schaffer im Sportverein

Die Württembergische Sportjugend (WSJ) sucht auch in diesem Jahr wieder herausragende Jugendmitarbeiter in den Sportvereinen des Landes. Im Rahmen des Wettbewerbs VORBILDER des Jahres werden Ehrenamtliche belohnt, die sich im Sportverein in vorbildlicher Weise für die Vereinsjugend engagieren. Ob als Trainer, Übungs- oder Jugendleiter, Betreuer oder Helfer spielt dabei keine Rolle.

Jeder kann ein solches VORBILD vorschlagen. Bis 15. Januar 2025 ist das online unter www.vorbildsein.de möglich.

Unter allen Nominierten wählt eine Jury zehn Personen aus, die den Titel „VORBILD 2024“ tragen dürfen. Bei einer feierlichen Preisverleihung erhalten die zehn VORBILDER die wertvolle Trophäe VICTOR sowie jeweils 1000 Euro in bar. Und auch die, die es nicht unter die Top Ten schaffen, erhalten Preise in Form von Gratis-Tickets für den so genannten VORBILD DANKE!-Abend.

Weitere Informationen:

www.vorbildsein.de

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ÜBER DIE WSJ

Die Württembergische Sportjugend (WSJ) ist die Jugendorganisation des Württembergischen Landessportbundes e.V. (WLSB). Mit über 800.000 jungen Menschen ist sie der größte Jugendverband in Württemberg. Die Mitglieder verteilen sich auf mehr als 5.600 Sportvereine in 24 Sportkreisen. Die WSJ ist ein vom Land Baden-Württemberg anerkannter freier Träger der außerschulischen Jugendarbeit und Jugendbildung. Vorsitzende der WSJ ist Sonja Carle.